Kvitton – företagets bästa vän!
Ett kvitto är mer än bara en papperslapp – det är beviset på att en affär verkligen har skett. I ditt UF-företag måste alla inköp och försäljningar dokumenteras med kvitto eller faktura. Utan kvitto kan kostnaden inte bokföras, vilket gör att företagets ekonomi blir missvisande.
OBS: Köp ett kvittoblock!
Under kursen kommer ni behöva skriva och spara kvitton och andra betalningsunderlag. Ett kvittoblock har kopior som gör att du kan fylla i datum, belopp och vad betalningen gäller – och lämna en kopia till lärare eller bokföring. Välj ett block som är lätt att skriva i och enkelt att ha med i skåp eller väska, så att det alltid är tillgängligt när ni behöver fylla i kvitton.
När ni köper något till företaget, till exempel material, kontorssaker eller en resa, ska ni alltid be om kvitto. Spara det i en pärm och ta gärna en bild, så att ni även har det digitalt. I bokföringsprogrammet Visma kan ni ladda upp kvittot och koppla det till transaktionen – enkelt och säkert.
Samma sak gäller vid försäljning. Kunden ska alltid få ett kvitto eller en faktura som visar vad de har betalat för. Det gör ert företag mer professionellt och ger er full dokumentation på alla intäkter.
👉 Grundregel: Inget kvitto – ingen kostnad. Ingen försäljning utan kvitto eller faktura.
👉 Kom ihåg: UF-företag lägger inte på moms, så summan på kvittot är alltid det totala priset.
👉 Ni kan numrera kvitton löpande (Kvitto 001, 002, 003 osv.) för att hålla ordning.
Fakturor
En faktura är ett bevis på att någon ska betala för en vara eller tjänst. När ditt UF-företag säljer något är det alltid bäst att skicka en faktura, särskilt till företag och organisationer. Det ser proffsigt ut och gör det tydligt både för er och kunden vad som har köpts, till vilket pris och när betalningen ska ske.
I fakturan ska det stå:
- Datum
- Vem som är köpare och säljare
- Vad som har sålts
- Pris och antal
- Betalningsvillkor (t.ex. 10 eller 30 dagar)
- Betalningsuppgifter (bankkonto eller Swish för UF)
I bokföringsprogrammet Visma kan ni enkelt skapa fakturor och hålla koll på vilka som är betalda och inte. När fakturan betalas registrerar ni det i systemet och kopplar betalningen till bokföringen.
Att alltid använda fakturor gör att ni framstår som seriösa, underlättar er bokföring och ger både er och kunden tydlig dokumentation på alla försäljningar.